Можно ли совмещать бумажный и электронный документооборот в 2026 году

Многие компании опасаются перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО), считая, что придётся сразу отказаться от бумаги. На практике это не так. В 2025 году законодательство РФ позволяет организациям использовать смешанный формат - бумажные и электронные документы одновременно.

Это означает, что бизнес может постепенно внедрять цифровые процессы, не останавливая текущую работу и не создавая рисков для кадрового учёта. Такой подход особенно актуален для среднего бизнеса, который хочет снизить операционные расходы, оптимизировать ФОТ кадровых подразделений и ускорить внутренние процессы.

Почему компании откладывают переход на кадровый ЭДО

Даже понимая преимущества автоматизации, многие организации продолжают работать по старой модели. Основные причины связаны не с законодательством, а с внутренними процессами бизнеса.

Чаще всего компании сталкиваются со следующими опасениями:

• риск ошибок при переходе на цифровой формат
• необходимость менять привычные кадровые процессы
• непонимание юридической силы электронных документов
• отсутствие интеграции с существующими системами (CRM, ERP)

На практике эти риски минимальны, если внедрение происходит постепенно и сопровождается правильной настройкой системы документооборота.

Можно ли одновременно использовать бумажные и электронные кадровые документы

Да, законодательство РФ позволяет компаниям вести смешанный кадровый документооборот.

Это означает, что часть документов может оформляться в электронном виде, а часть - на бумаге. Такой формат часто используется на этапе внедрения автоматизации.

Чтобы перейти на электронный формат работы, нужно выполнить несколько условий:

• получить письменное согласие сотрудника на использование КЭДО
• утвердить локальный нормативный акт о цифровом документообороте
• определить перечень документов, которые переводятся в электронный вид
• обеспечить систему хранения и подписания документов

После этого компания может постепенно переводить кадровые процессы в цифровую среду.

Какие кадровые документы нельзя перевести в электронный формат

Несмотря на развитие электронного документооборота, часть кадровых документов по-прежнему должна оформляться на бумаге.

К таким документам относятся:

• приказы об увольнении сотрудников
• акты о несчастных случаях на производстве
• документы, подтверждающие инструктажи по охране труда

Все остальные документы работодатель может перевести в электронный формат по своему усмотрению.

Чем электронный кадровый документооборот отличается от бумажного

По нашему опыту, внедрение электронного документооборота позволяет:

• сократить время подписания документов до 90%
• снизить расходы на архив и печать до 40%
• ускорить внутренние кадровые процессы в 5–10 раз

Как бизнес внедряет кадровый ЭДО поэтапно

На практике компании редко переводят весь документооборот в электронный формат сразу. Чаще используется поэтапный сценарий внедрения.

Этап 1. Анализ процессов

Специалисты анализируют:

• текущие кадровые процессы
• объём документов
• интеграции с CRM и ERP системами

Это помогает определить точки оптимизации и рассчитать ROI проекта.

Этап 2. Перевод базовых документов

Обычно сначала переводят:

• заявления сотрудников
• согласия на обработку персональных данных
• служебные записки
• внутренние уведомления

Это позволяет протестировать систему без риска для бизнеса.

Этап 3. Интеграция с корпоративными системами

Следующий шаг - интеграция электронного документооборота с:

• CRM системой
• HR-системами
• ERP платформой
• внутренними сервисами компании

Такая автоматизация делает процессы прозрачными и управляемыми.

Почему средний бизнес переходит на электронный документооборот

Для компаний в России и странах СНГ переход на КЭДО становится частью цифровой трансформации бизнеса.

Основные причины внедрения:

• снижение операционных затрат
• ускорение внутренних процессов
• автоматизация кадрового учёта
• масштабируемость бизнеса
• повышение прозрачности данных

Кроме того, электронный документооборот значительно упрощает работу с удалёнными сотрудниками.

Как сервис Подпислон упрощает кадровый ЭДО

Сервис Подпислон помогает компаниям организовать юридически значимый электронный документооборот с сотрудниками и физическими лицами.

С помощью сервиса можно:

• создавать кадровые документы онлайн
• отправлять их сотрудникам на подпись
• подписывать документы простой электронной подписью
• хранить документы в защищённом цифровом архиве

Сотрудникам не нужно получать квалифицированную электронную подпись или покупать токены. Для подписания документа достаточно смартфона.

FAQ: Частые вопросы о кадровом электронном документообороте

Документы, подписанные простой электронной подписью, имеют юридическую силу согласно Федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи».

Можно ли заставить сотрудника перейти на электронный документооборот

Нет. Согласно законодательству РФ, использование КЭДО возможно только при наличии письменного согласия сотрудника.

Можно ли отказаться от электронного документооборота после согласия

Если сотрудник уже подписал согласие на использование КЭДО у конкретного работодателя, вернуться на полностью бумажный формат нельзя.

Имеют ли электронные кадровые документы юридическую силу

Да. Электронные документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные документы.

Сколько стоит внедрение кадрового ЭДО

Стоимость зависит от масштаба бизнеса, количества сотрудников и интеграций с корпоративными системами. Обычно проект внедрения окупается за счёт снижения расходов на бумажный архив, логистику и кадровые операции.

Можно ли использовать КЭДО для удалённых сотрудников

Да. Электронный документооборот особенно удобен для компаний с удалёнными или распределёнными командами, так как позволяет подписывать документы из любой точки.

Итог

Законодательство РФ позволяет компаниям одновременно использовать бумажный и электронный кадровый документооборот. Это даёт возможность внедрять цифровые процессы постепенно, без резких изменений и рисков для бизнеса.

Компании, внедряющие КЭДО, получают ряд преимуществ:

• ускорение кадровых процессов
• снижение расходов на печать и архивы
• прозрачность документооборота
• удобную масштабируемость бизнеса

Смешанный формат документооборота позволяет бизнесу безопасно перейти к цифровым кадровым процессам, оптимизировать внутреннюю работу и подготовить компанию к дальнейшей цифровой трансформации.