Как подписать документ с помощью различных видов электронной подписи (ЭП)?

Электронная подпись — это специальный способ кодирования, который используется для проверки подлинности и авторства электронных документов. Она обеспечивает безопасность и соблюдение юридических требований в электронной среде.
ЭП выполняет несколько важных функций:

1. Подтверждает идентичность отправителя
2. Гарантирует, что документ не был изменен после подписи
3. Придает юридическую значимость документу

Электронная подпись упрощает процессы подписания и обмена документами, повышает безопасность данных и устраняет возможность подделки документов. Использование электронной подписи также позволяет сократить затраты на бумажные документы и хранение архивов.
Рассмотрим, как подписать документ с помощью разных видов электронной подписи.

Подписание документа с помощью простой электронной подписи (ПЭП)

Применение простой электронной подписи (ПЭП) при подписании документов — самый легкий и популярный среди предпринимателей способ. ПЭП создается с помощью специальных программ или онлайн-сервисов. Они генерируют уникальный цифровой код, привязанный к документу и подтверждающий его оригинальность.
Важно отметить, что ПЭП имеет юридическую силу, эквивалентную собственноручной подписи, и может использоваться для подписания различных типов файлов в соответствии с законодательством (9 статья 63-ФЗ). Этот способ удостоверяет подлинность документа в деловых, юридических и электронных процессах.

Для подписания документа с помощью простой электронной подписи:

1. Выберите программу или онлайн-сервис для создания электронной подписи. Например, вы можете воспользоваться сервисом «Подпислон».
2. Заполните необходимую информацию о себе и компании, которую будете представлять при подписании документа.
3. Загрузите документ, который требуется подписать, с вашего компьютера в выбранную программу или сервис.
4. Добавьте данные подписанта и отправьте документ на подписание клиенту.
5. Клиент получит ссылку на документ по SMS и сможет подписать его, используя уникальный код, полученный в сообщении.
6. После подписания документа клиентом, его статус будет обновлен в вашем личном кабинете.
7. Клиент сможет скачать подписанный документ сразу после подписания, а также получит его копию на указанную электронную почту

Теперь у вас есть подписанный документ с помощью простой электронной подписи. Следует отметить, что процесс подписания может немного различаться в зависимости от используемого программного обеспечения или сервиса, поэтому рекомендуется следовать инструкциям, предоставленным конкретным инструментом, который вы выбрали.

Подписание документа с помощью неквалифицированной электронной подписи (ПЭП)

Для использования неквалифицированной электронной подписи требуется получить электронный сертификат, который выдается удостоверяющим центром (УЦ). НЭП часто используется в бизнес-среде для подписания договоров и соглашений.
Чтобы подписать документ с помощью неквалифицированной электронной подписи, для начала вам нужно выбрать УЦ с подходящими условиями, подать необходимые документы и забрать сертификат по готовности. Список аккредитованных центров можно посмотреть на сайте Минцифры.
Есть два варианта хранения ключей: на носителе (токене или компьютере) и в облачном хранилище.

Чтобы подписать документ с помощью НЭП, хранящемся на носителе, вам нужно:

1. Убедиться, что на компьютере установлена программа для работы с электронной подписью, включая необходимое программное обеспечение для криптозащиты данных, например, КриптоПро CSP.
2. Если ключ хранится на токене, подключить его к компьютеру.
3. Запустить программу для работы с электронной подписью.
4. Выбрать документ, который хотите подписать, а затем нажать «Подписать документ».
5. Ввести пароль от ключевого контейнера или токена и подтвердить подписание документа.
6. Сохранить подписанный документ в нужном формате.

Если НЭП, хранится в облачном хранилище, вам нужно:

1. Убедиться, что у компьютера есть доступ к интернету.
2. Зарегистрироваться в сервисе облачного хранилища, где хранятся ваши НЭП ключи.
3. Получить неквалифицированный электронный сертификат через сервис облачного хранилища.
4. Запустить сервис облачного хранилища на компьютере или мобильном устройстве.
5. Выбрать документ, который хотите подписать, а затем нажать «Подписать документ» в сервисе облачного хранилища.
6. Подтвердить свою личность с помощью смс-кода, который будет отправлен на ваш мобильный телефон.
7. Согласиться с подписанием документа через сервис облачного хранилища.
8. Получите подписанный документ через сервис облачного хранилища и сохраните его в нужном формате.

Подписание документа с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП)

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) – это специальный код, который создается программой для шифрования и хранится на защищенном носителе, похожем на флешку, — токене.
Для работы с квалифицированной ЭП необходимо установить программу криптографической защиты информации (СКЗИ) на компьютер.
При подписании документа СКЗИ и квалифицированная ЭП используют алгоритмы шифрования документа и создания подписанного файла. Подписанный документ содержит не только информацию о содержании документа, но и данные о том, кто и когда подписал его.
Чтобы подписать документ с помощью КЭП с флешки или токена:

1. Убедитесь, что документ, который вы хотите подписать, окончательный и не требует изменений после подписания, так какх внести их будет уже невозможно.
2. Вставьте флешку или токен с КЭП в ваш компьютер.
3. Откройте программу, которой вы хотите воспользоваться для подписания документа. В зависимости от выбранной программы, вам, возможно, потребуется загрузить документ в сервис или просто открыть его.
4. Выберите сертификат, который установлен на вашей флешке или токене.
5. Нажмите на кнопку «Подписать».
6. Если на вашем носителе установлен пароль, введите его, чтобы подписать документ.

Вывод:

Каждый вид электронной подписи имеет свои особенности и может быть подходящим, в зависимости от ваших потребностей. Однако самый легким и доступный вид электронной подписи — простая электронная подпись (ПЭП).
Она не требует сложных процедур и формальностей, но при этом гарантирует достаточный уровень безопасности и юридическую значимость