Электронный документооборот для производства

Зарегистрироваться и использовать наш сервис могут юридические лица, индивидуальные предприниматели и самозанятые. При этом подписывать документы можно только с физлицами и самозанятыми. Нельзя подписывать между физлицами, между ИП и между юрлицами.

Вы можете использовать сервис для подписания любых документов с физическими лицами и самозанятыми за исключением документов, которые содержат врачебную, адвокатскую или государственную тайну, а также счетов-фактур и трудовых договоров.

Все документы в сервисе подписываются простой электронной подписью (ПЭП). В соответствии с 63ФЗ ПЭП формируется с использованием кодов и паролей. Таким образом, компании достаточно быть авторизованной в личном кабинете сервиса, клиент или сотрудник сможет подписать документ прямо с телефона кодом из смс-сообщения. Клиенту не надо нигде регистрироваться или ставить приложения, компании не надо получать токен с КЭП в ФНС.

Компания проходит верификацию при оплате. Факт оплаты — это заключение договора между сервисом и клиентом. Верификация физлица производится клиентом сервиса самостоятельно. Мы рекомендуем запрашивать у физлица для верификации персональные данные и номер телефона, с которого будет производиться подписание. При этом номер телефона может не принадлежать клиенту, главное, чтобы он выразил компании намерение с него подписывать документы и у компании это было зафиксировано.

С точки зрения закона, клиент должен согласиться на передачу и обработку персональных данных. Для их получения вы можете использовать любую веб-форму с галочкой согласия с вашей политикой конфиденциальности. Также вы можете запросить персданные в мессенджере, но для этого необходимо использовать следующую формулировку: «Просим вас предоставить персональные данные для составления договора: ФИО, паспортные данные и номер телефона, с которого будет подписывать документы. Отправляя персональные данные, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности: ссылка на вашу политику конфиденциальности».

Каждая из сторон может проверить подлинность и целостность документа (https://podpislon.ru/validation). Это гарантия того, что документ не был изменен, а значит имеет юридическую силу. Любое, даже незначительное, изменение документа после подписания будет распознано системой, и документ не пройдет проверку.

Для обращения в суд необходимо собрать все документы, которые подтверждают позицию истца. Для подачи заявления достаточно предоставить распечатку документа, подписанного через сервис, а также другие документы подтверждающие действия по договору. В случае необходимости суд сделает запрос в наш сервис для получения пояснений. На сегодняшний день по вопросам простой электронной подписи в Российской Федерации уже есть сложившаяся судебная практика. Закон (Статья 75 АПК РФ, Статья 71 ГПК РФ) и судебная практика говорят о том, что проблем с признанием документов не возникает.

У компании должно быть зафиксировано намерение клиента подписывать документы с определенного номера телефона, при этом телефон может ему не принадлежать. СМС-сообщение с кодом для подписания отправляется только на этот номер. Юридически закрепить условия договора должны действия по договору. Если такие действия были, то факт подписания будет сложно оспорить. Например, клиент говорит, что не подписывал документ, но при этом произвел оплату. Оплата – это действие по договору. Если документ подтвержден действиями, то и последующие документы (акты, УПД) имеют юридическую силу.

При регистрации вам предоставляется возможность бесплатно отправить на подпись 10 тестовых документов. Такие "тестовые" подписания не будут иметь юридической силы, но позволят оценить функционал сервиса. На тестовый документы будет наноситься водяной знак «Образец». При покупке первого пакета документов (оплате счета), остаток тестовых документов обнуляется и сервис переходит в рабочий режим.

Такой водяной знак наносится на тестовые документы, которые не имеют юридической силы. После первой оплаты сервиса на баланс будет зачислен оплаченный пакет документов и больше водяной знак не будет наносится.

Вы предоплачиваете определенный пакет документов, например 100 штук. Списание происходит, когда вы добавляете и отправляете новый документ на подпись клиенту или сотруднику. Для многосторонних документов списывается за каждого подписанта. Переотправка ссылки на подписание ранее отправленного документа и аннулирование не уменьшают баланс. Добавление и отправка новой версии документа (например, переделанный договор) приводит к списанию с баланса.

В личном кабинете в разделе "Тарифы и платежи" необходимо выбрать нужное количество документов и сформировать счет. При оплате счета важно, чтобы он был оплачен именно от той компании, которая указана в личном кабинете. В назначении платежа должен быть обязательно указан номер счета-оферты. В противном случае платеж вернется. Счет также можно получить в Telegram боте (PodpislonBot). Для верифицированных аккаунтов доступна оплата через Систему быстрых платежей (СБП).

В разделе «Компания» можно отправить приглашения сотрудникам, которые будут работать в личном кабинете вашей компании. Количество сотрудников не ограничено. Сотруднику необходимо перейти по ссылке из письма и зарегистрироваться. Каждому сотруднику можно индивидуально настроить права на просмотр и подписание документов.

Для популярных CRM Битрикс24 и amoCRM есть готовые интеграционные приложения. Документы на подпись можно отправлять из сделок с клиентами, и получать обратно статус подписания. Для интеграции с любой другой системой можно использовать открытый API. Здесь вам потребуется помощь программистов, которые знакомы со спецификой вашей системы. При возникновении сложностей специалисты нашей технической поддержки подключатся к решению вопроса.