Как получить от клиента согласие на ЭДО

Компании, планирующие перейти на электронный документооборот с клиентами или сотрудниками, часто сталкиваются с рядом важных вопросов.

• Можно ли сразу начать использовать электронную подпись вместо привычной рукописной?
• Какие конкретные действия необходимо предпринять, чтобы переход на электронное подписание был юридически корректным и признанным законом?
• Как правильно оформить ситуацию, если клиент выразил устное согласие на использование электронной подписи?
• Обязательно ли заключать отдельное соглашение об обмене электронными документами?

Рассмотрим, как грамотно подготовиться к внедрению электронного подписания документов и дадим ответы на самые распространённые вопросы, связанные с этим процессом.

Соглашение об электронном документообороте (ЭДО) — что это и зачем оно нужно

Одно из ключевых отличий простой электронной подписи (ПЭП) от других видов электронных подписей заключается в том, что ПЭП представляет собой определённые действия клиента, например, ввод кода или пароля и нажатие кнопки. Но чтобы такие действия имели юридическую силу, между сторонами должно быть заключено специальное соглашение.

Согласно статье 6, пункту 2 Федерального закона № 63-ФЗ, который регулирует применение электронных подписей, простая электронная подпись приравнивается к собственноручной подписи на бумажном носителе только при условии, что между участниками электронного взаимодействия существует соответствующее соглашение. В законе прописано, что электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными бумажным документам с собственноручной подписью, если это закреплено федеральными законами, нормативными актами Центрального банка РФ или соглашением между сторонами, например, правилами платежных систем.

Таким образом, чтобы документы, подписанные с использованием ПЭП, имели юридическую силу и были признаны равнозначными традиционным бумажным документам, первым обязательным шагом является подписание соглашения о переходе на электронный документооборот. В этом соглашении клиент официально подтверждает своё согласие на обмен электронными документами и использование простой электронной подписи для подписания документов.

Соглашение о переходе на ЭДО — это письменный договор, который подписывается один раз до начала процесса электронного подписания. Очень важно, чтобы в соглашении были указаны достоверные и актуальные данные клиента, поскольку именно на их основе формируется электронная подпись, которая будет использоваться для всех последующих документов. Иными словами, необходимо гарантировать, что данные, фиксируемые в электронной подписи (ФИО, номер телефона и другие персональные сведения), соответствуют реальности и действительно принадлежат клиенту.

Для снижения рисков, связанных с возможными спорами о факте подписания документов, рекомендуется проводить очную идентификацию клиента. Это поможет подтвердить личность и избежать случаев отрицания участия в электронном документообороте.

Минимальный набор данных, необходимых для заключения юридически значимого соглашения, включает:

• полное имя (фамилия, имя, отчество)
• номер телефона

Для более полной идентификации клиента могут потребоваться дополнительные сведения:

• адрес регистрации и контактный номер телефона
• реквизиты документа, удостоверяющего личность: название, серия и номер, дата выдачи, орган, выдавший документ, код подразделения (если есть)
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)

Важно отметить, что законодательство не обязывает проводить очную идентификацию клиента в обязательном порядке. Если у вас уже есть проверенные данные клиента, с которым вы ранее сотрудничали, дополнительная идентификация не требуется. Также возможна дистанционная идентификация, например, через предоставление скана удостоверяющего личность документа по электронной почте.

Всегда ли нужно заключать соглашение при переходе на электронный документооборот?

Рассмотрим ситуацию, когда стороны устно договорились о ведении электронного документооборота (ЭДО). Обязательно ли в таком случае оформлять письменное соглашение?

Юридическая практика рекомендует закреплять в письменной форме те условия, которые не регулируются напрямую законодательством или нормативными актами. Если же закон уже подробно описывает основные правила и требования к электронному обмену документами, то отдельное соглашение не всегда является необходимым.

Например, в российском законодательстве содержатся чёткие нормы по обмену электронными счетами-фактурами. В частности, Налоговый кодекс РФ, Приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н и Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ устанавливают основные правила для оформления и обмена электронными счетами-фактурами. В таких случаях контрагенты могут перейти на электронный формат без заключения дополнительного соглашения, достаточно, чтобы одна из сторон подтвердили согласие простым действием — например, принятием электронного документа, направленного другой стороной.

Однако если в законодательстве отсутствуют чёткие положения, регулирующие порядок взаимодействия по электронным документам, настоятельно рекомендуется оформить письменное соглашение о переходе на ЭДО. Это позволит формализовать процесс, избежать недоразумений и упростить взаимодействие.

Кроме того, при проведении налоговых проверок в части первичных учетных документов, которые разрешено вести в электронном виде согласно Федеральному закону № 402-ФЗ (статья 9, пункт 5), налоговые органы вправе запросить у вас соглашение об электронном документообороте. Это необходимо для подтверждения подлинности и юридической силы электронных документов.

В соглашении следует подробно описать ключевые аспекты обмена электронными документами. Рассмотрим далее, какие именно моменты важно зафиксировать в таком соглашении.

Какие ключевые положения стоит включить в соглашение об электронном документообороте

При подготовке соглашения об использовании электронного документооборота (ЭДО) важно ориентироваться на действующую законодательную базу, в том числе:

• Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
• статью 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»
• пункт 17 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»
• методические рекомендации ФНС по порядку обмена электронными документами и по разработке форматов электронных документов.

В соглашении необходимо чётко прописать условия взаимодействия с контрагентом, включая форматы электронных документов, виды используемой электронной подписи и порядок хранения документов.

Форматы электронных документов 

В тексте соглашения или в приложении следует указать перечень форматов электронных документов, которыми будет осуществляться обмен. Форматы счетов-фактур и первичных учетных документов утверждены законодательством и регулирующими органами. Для остальных видов документов стороны должны договориться самостоятельно. 

Также важно согласовать степень детализации форматов и способ прикрепления электронной подписи к документам. Существуют три основных варианта:

• присоединённая подпись — размещается внутри файла документа в отдельном защищённом контейнере.
• отсоединённая подпись — хранится отдельно в виде отдельного файла.
• интегрированная подпись — непосредственно встроена в содержание документа.

Вид электронной подписи 

Федеральный закон № 63-ФЗ (статья 4) устанавливает, что если закон или нормативные акты не требуют применения конкретного вида электронной подписи, стороны вправе самостоятельно выбирать подходящий тип. В статье 5 того же закона описаны основные виды ЭП:

• простая электронная подпись (ПЭП) — подтверждается использованием кодов, паролей или иных средств, но не идентифицирует личность подписанта.
• неквалифицированная электронная подпись — создаётся с помощью криптографических методов (например, хеширования). Владелец получает уникальный ключ, который позволяет определить личность и отследить изменения в документе после подписания.
• усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — равнозначна собственноручной подписи и печати на бумажном документе. Выдаётся в аккредитованном государством центре сертификации, где оформляется квалифицированный сертификат, однозначно связывающий подпись с её владельцем.

Для минимизации рисков и предотвращения спорных ситуаций в соглашении стоит определить, в каких случаях используется каждый вид подписи: простая, неквалифицированная или усиленная квалифицированная.

Порядок хранения электронных документов 

Документы, хранящиеся на электронных носителях, должны регулярно подвергаться ревизии. Рекомендуется каждые 5 лет перезаписывать файлы на новые носители, чтобы избежать их повреждения или утраты. Серверы с базами данных электронных документов обязаны располагаться на территории Российской Федерации, а информация должна быть надёжно защищена от несанкционированного доступа и утечек.

Срок хранения электронных документов равен сроку хранения бумажных аналогов. Например, согласно Приказу ФНС от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@, договоры, соглашения, приложения, налоговая отчетность, акты и счета-фактуры должны храниться не менее 5 лет. По истечении этого срока документы подлежат уничтожению — порядок уничтожения файлов также необходимо прописать в соглашении.

В том же разделе стоит закрепить правила внесения изменений в электронные документы. Все корректировки должны быть согласованы обеими сторонами, с обязательным письменным подтверждением от всех подписантов. Аналогично обновление версии документа требует письменного согласия и указания даты внесения изменений. Это позволит вести прозрачный учёт истории документа и избежать недоразумений.

Дополнительно договоритесь о действиях в случае чрезвычайных ситуаций: стороны должны обеспечить друг другу копии документов на случай утраты данных. Например, если ваши файлы будут утеряны, контрагент обязуется предоставить резервные копии, и наоборот.

Образец соглашения об электронном документообороте (ЭДО) между контрагентами

В законодательстве не закреплён унифицированный бланк соглашения о переходе на электронный обмен документами и не утверждён строгий порядок его оформления. Поэтому контрагенты самостоятельно разрабатывают и согласовывают шаблон документа, который будет устраивать обе стороны и учитывать их особенности взаимодействия.

Для удобства мы рекомендуем использовать один из проверенных вариантов соглашений, которые можно адаптировать под конкретные нужды.

Шаблон соглашения ПЭП в электронном виде

Шаблон соглашения ПЭП на бумаге

Как правильно подписать соглашение с клиентом

Заключить соглашение об ЭДО между сторонами можно двумя способами:

• на бумажном носителе с собственноручной подписью.
• в электронном виде с использованием электронной подписи. Для этого подойдёт любая валидная электронная подпись, включая простую электронную подпись (ПЭП).

Подписание на бумаге — традиционный и понятный способ. Но возникает вопрос: законно ли подписывать соглашение об электронном документообороте с помощью электронной подписи? Ответ — да, это законно. Рассмотрим почему.

Согласно пункту 1 статьи 420 Гражданского кодекса РФ, договором считается соглашение двух или более лиц, устанавливающее, изменяющее или прекращающее гражданские права и обязанности. Поскольку соглашение об обмене электронными документами регулирует отношения сторон в электронной среде, к нему применяются общие правила ГК РФ о форме и способах заключения договоров.

В пункте 2 статьи 434 ГК РФ указано, что договор в письменной форме может быть заключён как путём составления единого документа, подписанного всеми сторонами, так и посредством обмена документами по почте, электронной связи или другим способом, позволяющим достоверно определить источник документа. 

Это означает, что использование электронной подписи при обмене электронными документами вполне соответствует требованиям письменной формы договора.

Закон не обязывает заключать соглашение об обмене электронными документами исключительно на бумажном носителе. Поэтому стороны вправе подписать его электронно, обменявшись электронными документами с электронной подписью.

Подписание соглашения с помощью простой электронной подписи (ПЭП) можно выполнить, например, в сервисе Подпислон. Важно, чтобы соглашение было подписано именно первым документом, так как оно придаёт юридическую силу всем последующим электронным документам.

А можно не подписывать соглашение об ЭДО?

Да!  Сервис Подпислон позаботился о том, чтобы вам не требовалось беспокоиться о лишних формальностях!  В оферте ваших клиентов уже указано соглашение об использовании электронного документооборота!. Поэтому клиентам Подпислон не требуется подписывать дополнительное соглашение.

 Хотите упростить работу с клиентами — подключайте Подпислон! Это удобное решение, которое позволяет организовать ЭДО быстро, без лишней бюрократии и юридических рисков.

Преимущества электронного подписания соглашения очевидны: отсутствует необходимость в передаче и хранении бумажного экземпляра, а документ всегда доступен обеим сторонам в электронном виде.

Кроме того, соглашение может быть оформлено как отдельный документ или включено в другой договор, например:

• в договор оказания услуг при работе с самозанятыми — это позволит подписывать все последующие документы, включая акты выполненных работ, с использованием ПЭП.
• в договор-оферту — если авторизованный клиент подписывает его электронной подписью при оформлении заказа на сайте.
• в трудовой договор или дополнительное соглашение к нему — при планах перехода на электронное подписание кадровых документов с сотрудниками.

После подписания такого соглашения вы получите законное основание для перехода на электронный обмен документами с клиентом.