Подписание договора через СМС

Что такое электронная подпись

В современном мире время становится бесценным ресурсом. Всё больше компаний переходят на электронный документооборот, предпочитая подписывать договоры онлайн. Клиент получает комплект документов через интернет и подтверждает их с помощью электронной подписи (ЭП). Но что именно представляет собой электронная подпись?

Электронная подпись — это цифровой аналог привычной подписи на бумаге, но выполненный в виде файла с уникальным набором символов и знаков. Эта кодированная последовательность позволяет однозначно идентифицировать подписавшее лицо. Благодаря этому электронная подпись обладает такой же юридической силой, как и собственноручная подпись.

До 2020 года электронная подпись была редкостью. Однако с началом пандемии и введением локдауна компании всех уровней стали массово переходить на электронные договоры и дистанционное подписание документов. Это помогло сохранить бизнес-процессы и одновременно защитить здоровье людей.

Подписание документов через СМС — это один из способов подтверждения с помощью электронной подписи. Такой метод прост и удобен: человек может заверить документы, не выходя из дома и без посещения офиса.

Когда применяется простая электронная подпись (ПЭП)

Существуют разные виды электронных подписей, которые отличаются степенью безопасности и требованиями к средствам хранения (например, флеш-карты).

Самая распространённая — простая электронная подпись (ПЭП). Она служит для подтверждения личности пользователя и широко используется для авторизации в приложениях и на сайтах.

Практически каждый человек ежедневно пользуется ПЭП, даже не замечая этого. Например, при двухфакторной аутентификации на портале Госуслуг, при записи к врачу через интернет или при подтверждении операций в банке через СМС-код.

Подписание договора через СМС — это разновидность использования ПЭП. Такой способ активно применяют, например, страховые компании, когда клиент оформляет полис и подписывает договор прямо на сайте или в приложении. Также налогоплательщики, авторизованные в личном кабинете, могут использовать ПЭП для электронного документооборота. Аналогично, получение СМС с кодом подтверждения от банка — это тоже применение простой электронной подписи.

Юридическая сила электронной подписи

Правовое регулирование электронной подписи закреплено в Федеральном законе №63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Чтобы договор, подписанный через СМС, имел юридическую силу, должны выполняться два основных условия:

• возможность однозначно определить лицо, подписавшее документ, на основании его ПЭП в соответствии с законом.
• соблюдение конфиденциальности и безопасности со стороны лица или организации, создающей и использующей ПЭП.

Документ считается подписанным, если простая электронная подпись либо содержится в самом файле, либо ключ подписи применён в соответствии с правилами оператора информационной системы, которая обеспечивает создание и отправку документа. При этом в документе должна быть информация, идентифицирующая подписавшее лицо (статья 9 закона).

Пошаговая инструкция по подписанию договора через СМС

Процедура довольно простая, но для легитимности требуется согласие всех участников на использование электронного документооборота.

1. Стороны договариваются об участии в электронном обмене документами.

2. Пользователь проходит авторизацию в сервисе, следуя понятной инструкции.

3. Формируется комплект документов, который отправляется клиенту на ознакомление.

4. После внимательного изучения и отсутствия вопросов клиент подтверждает договор, вводя код из СМС.

5. Ввод кода из СМС является фактическим подписанием договора простой электронной подписью.

Таким образом, подписание договора через СМС — это удобный и юридически защищённый способ оформления документов, позволяющий экономить время и минимизировать личные контакты.

Как подписывать договор электронной подписью с помощью Подпислон

1. Сначала необходимо пройти регистрацию в системе.

2. После входа в личный кабинет заполните данные вашей организации.

3. Загрузите нужный документ, укажите сведения о подписанте и отправьте файл на подпись.

4. Подписант (физическое лицо) получает по СМС ссылку на страницу с документом и подтверждает его, введя уникальный код из сообщения.

5. После завершения процесса статус документа автоматически обновится в вашем личном кабинете.

Особенности хранения электронных документов

У многих компаний возникает вопрос: где и как правильно хранить электронные документы при переходе на электронный документооборот?

На сегодняшний день законодательство не содержит строгих правил по хранению электронных документов. В качестве ориентиров используется Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года № 526, который регулирует порядок организации хранения и учета документов в государственных и муниципальных структурах, а также в организациях.

Согласно этому приказу, основные требования к хранению электронных документов включают:

• наличие в архиве как минимум двух копий каждого электронного документа — основной и рабочей, которые должны храниться на разных физических носителях.
• использование технических и программных средств для воспроизведения, копирования и контроля состояния документов.
• обеспечение режима хранения, исключающего потерю, несанкционированное распространение, уничтожение или искажение информации.

Компания Подпислон хранит документы в облачном хранилище, расположенном в дата-центре уровня TIER III. Срок хранения составляет минимум 3 года и может быть продлен при необходимости. В случае расторжения договора с сервисом пользователь всегда имеет возможность выгрузить все свои электронные документы из облака.

Существует множество способов подписания договоров, но практика показывает, что подписание через СМС — один из самых удобных, быстрых и надежных вариантов. Уже многие компании, перешедшие на электронный документооборот, убедились в этом и вряд ли захотят возвращаться к традиционным бумажным договорам с ручной подписью.