Основные правила хранения документов для бизнеса

Каждая организация и индивидуальный предприниматель обязаны хранить все документы, связанные с их деятельностью. Это касается как бухгалтерских и налоговых документов, так и кадровых бумаг. Некоторые документы необходимо сохранять даже после закрытия бизнеса.

Зачем хранить документы

Документы по сделкам с контрагентами — договоры, акты, счета, накладные — важно хранить для возможной защиты интересов в суде, а также для обоснования операций перед банком или налоговой. Аналогичные требования предъявляются к кадровой документации: пока сотрудник работает в компании, его трудовой договор, личное дело, трудовая книжка и другие документы должны храниться у работодателя.

По законодательству документы нужно хранить и после завершения сделок или увольнения сотрудников — чтобы при необходимости предоставить их по запросу налоговой, трудовой инспекции или другим контролирующим органам. Хранение документов — это не формальность, а мера защиты бизнеса и способ соблюсти требования закона.

Сроки хранения документов

Конкретные сроки хранения разных видов документов установлены в Перечне, утвержденном Приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Все документы по сроку делятся на временного и постоянного хранения. Для временного хранения существуют периоды: 1, 3, 5, 6, 10, 15, 45, 50 или 75 лет.

Срок хранения отсчитывается с 1 января года, следующего за завершением работы с документом. Например, если договор исполнен и закрыт 5 марта 2025 года, отсчет срока хранения начинается с 1 января 2026 года.

Правила хранения документов

Государство предъявляет требования к способу хранения:

- Неархивное хранение — для документов с незавершенным делопроизводством и тех, чей срок хранения менее 10 лет. Основные требования — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

- Архивное хранение — требуется для документов с длительным сроком хранения (более 10 лет) и документов постоянного хранения.

Требования к архиву

Помещение для архивного хранения должно быть оборудовано системой пожаротушения и сигнализацией, а также поддерживать температуру 17–19 °C и относительную влажность воздуха 50–55%.

Хранение электронных документов

В электронном формате допускается хранить только те документы, которые изначально подписаны электронной подписью. Обычно такие документы размещаются на серверах оператора электронного документооборота: там обеспечивается защита, а найти нужный документ просто по ключевому слову в поиске.

Документы, подписанные через сервис «Подпислон», хранятся от 3-х лет на зашифрованных серверах. Это позволяет быстро найти нужный документ для предъявления при проверках банка или налоговой.

Для тестирования работы сервиса можно получить 10 бесплатных документов и принять решение о подключении инструмента для цифрового хранения документов.