Пять серьезных проблем бумажного кадрового документооборота что скрывают HR

Несмотря на то, что цифровые решения становятся всё популярнее, в большинстве компаний кадровый документооборот по-прежнему остаётся бумажным. Такой подход выглядит нейтральным для прибыли, поэтому часто оптимизацию считают необязательной. Однако бумажная система ведения документов создаёт немало скрытых проблем, серьёзно влияющих на бизнес. Разберём основные трудности, о которых обычно предпочитают не говорить HR-специалисты.

Человеческий фактор — главный источник ошибок  

Работа с бумажными документами всегда сопряжена с риском ошибок, и это касается не только новичков, но и опытных сотрудников кадровых служб. На практике нередко встречаются:  

— пропуски обязательных данных;  

— неправильные даты;  

— ошибки в написании ФИО и должностей;  

— отсутствие подписей;  

— сбои в последовательности согласований.  

Добавьте к этому возможность потери или порчи бумаги — и вы получите риски штрафов, судебных разбирательств и репутационных потерь. Даже если ошибку удалось обнаружить быстро, её исправление потребует сил, времени и денег.

Непрозрачность процессов и контроль под вопросом  

Бумажные документы усложняют управление — информацию приходится долго искать, а история работы с документом часто теряется. В крупных компаниях узнать, кто и когда поработал с определённой бумагой или где она сейчас находится, подчас невозможно. Это же касается и оценки загрузки сотрудников HR — трудоёмкие операции фиксируются неточно, проблемы скрываются.

Ручной документооборот тормозит принятие решений  

Современный бизнес требует скорости и гибкости, а бумажные процессы их сдерживают.  

— Доставка документов занимает слишком много времени, особенно если сотрудники работают удалённо.  

— Если необходима подпись руководителя, а он в командировке — весь процесс “встает на паузу” до его возвращения.  

— Необходимые для согласования бумаги могут долго лежать в отделе кадров или архиве, а любая ошибка снова запускает виток согласований.  

Всё это мешает бизнесу быть эффективным.