Топ 5 мифов об ЭДО

Вокруг электронного документооборота (ЭДО) до сих пор существует много мифов — это дорого, сложно, предназначено только для бизнеса, данные могут быть скомпрометированы. На самом деле ЭДО — это современное и удобное решение для заключения сделок. Такой формат подходит не только для  b2b, но и для розничной торговли, b2c услуг, а также услуг самозанятых.

Почему бизнес не спешит переходить на ЭДО?

Компании откладывают внедрение ЭДО по разным причинам, но чаще всего можно выделить следующие:

— Консерватизм. Менять привычные процессы непросто, особенно если кажется, что бумажные документы справляются со своей задачей.

— Опасения по поводу безопасности. Бизнес по-прежнему опасается утечек и взломов.

— Желание сэкономить. Внедрение ЭДО воспринимают как дополнительные расходы, особенно в малом бизнесе.

— Чужой негативный опыт. Отказ от ЭДО часто объясняется отзывами других людей или компаниями, а не собственным опытом.

— Убеждение, что это для крупных компаний. Кто-то считает, что ЭДО им не нужен — слишком мало документов или работа только с физлицами. Однако даже оформление одного документа в электронном виде экономит время и снижает риск ошибок.

На практике электронный документооборот — это не просто модный тренд, а реальный инструмент повышения эффективности бизнеса, особенно для компаний с дистанционной работой сотрудников.

Пять мифов об электронном документообороте 

Поговорим о самых распространённых заблуждениях, связанных с ЭДО: разберём мифы, приведём аргументы и практические советы.

1. ЭДО подходит только крупным компаниям  

Часто считают, что электронным документооборотом пользуются только большие компании с развитым IT-отделом и многочисленной командой. Им приходится подписывать множество документов, и без автоматизации им не обойтись. А вот для небольших ИП и микробизнеса, считают, проще оформлять всё по-старинке: распечатывать, подписывать и хранить бумажные документы.

На самом деле, даже если оборот всего 2-3 документа в неделю, ЭДО будет полезен. Например, сервис «Подпислон» позволяет быстро и удобно работать с физлицами и самозанятыми. Вы создаёте и отправляете документ через сервис, а клиент подписывает его простой электронной подписью с любого устройства — компьютера или смартфона.  

Пример: контент-агентство заказывает материалы у самозанятых авторов из разных городов. Раньше обмен документами по электронной почте занимал много времени и сопровождался ошибками. После перехода на ЭДО оформление договоров и актов сократилось до 10 минут.  

Важно: Согласно закону № 63-ФЗ, документ, подписанный с помощью кодов из СМС или мессенджера, юридически равен бумажному с подписью.

2. Проще подписать бумажный документ  

Многие продолжают по привычке распечатывать документы, подписывать вручную и отправлять скан по email, а оригинал — курьером. Такой подход не только занимает много времени, но и связан с рисками.

Недостатки ручного подписания:  

— Можно легко подделать сканированный файл, изменить дату или содержание.  

— Не всегда удобно: файлы могут быть в неподходящем формате, много весят или теряются в переписке.  

— Важно не пропустить документ: письмо может попасть в «спам», и контрагент попросту не узнает, что документ уже отправлен.

Если вы регулярно работаете с клиентами, физлицами или самозанятыми, надёжнее и быстрее использовать современные ЭДО-сервисы, такие как «Подпислон».

3. ЭДО требует больших затрат  

Многие представители малого бизнеса считают, что переход на электронный документооборот связан с крупными расходами: оплатой подключения, обучением сотрудников, обменом документами через сервисы. Но если сравнить реальные затраты на бумажный документооборот и ЭДО, картина меняется.

Расходы на бумажные документы включают:  

– Покупку бумаги, картриджей, обслуживание техники.

– Почтовые и курьерские услуги для обмена договорами, актами и письмами.

– Организацию архива — папки, шкафы, аренду места для хранения.

– Время сотрудников на подготовку, оформление, сканирование, контроль документов.

– Исправление ошибок (если документ заполнен неправильно, приходится всё переделывать).

– Проблемы с оплатой из-за потери или задержки доставки документов.

– Дополнительные расходы на поиск нужных бумаг при проверках или утрате.

– Решение вопросов с подписями на расстоянии: командировки, доверенности, услуги нотариуса.

В среднем один комплект бумажных документов обходится в 200–300 рублей. Использование ЭДО обходится заметно дешевле. Например, в сервисе «Подпислон» первые 10 документов можно оформить бесплатно. Далее стоимость зависит от выбранного тарифа: 15 рублей за документ при пакете от 500, 10 рублей — от 5000 документов. Оплатить можно разными способами: на сайте, с помощью СБП или в мессенджере.  

Экономия времени и оперативные сделки напрямую влияют на вашу выручку и репутацию.

4. ЭДО небезопасен и высок риск утечки данных  

Распространено мнение, что данные в ЭДО могут оказаться в чужих руках, поскольку сервис — это третья сторона. На практике все операторы ЭДО соблюдают закон "О персональных данных" и обязаны обеспечивать безопасность и конфиденциальность клиентской информации. 

Передача данных происходит через защищённые каналы связи и с применением двухфакторной аутентификации. Только участники сделки получают доступ к документу. При необходимости всегда можно восстановить историю работы с документом.

На самом деле обычные бумажные договора, оставленные на столе или в незащищённой папке на компьютере, гораздо уязвимее, чем документы, хранящиеся в надёжном сервисе ЭДО.

5. Клиентам сложно оформить электронную подпись  

Некоторые предприниматели убеждены, что их клиенты не захотят пользоваться ЭДО, потому что это сложно, и нужно получать специальный ключ. В действительности для сделок с физлицами и самозанятыми чаще всего используется простая электронная подпись (ПЭП), для которой не требуется отдельного сертификата.

Обычно такие подписи выпускаются прямо в сервисе ЭДО. Чтобы их использовать, достаточно, чтобы обе стороны договорились признавать эти документы юридически значимыми. В сервисе «Подпислон» клиенту приходит СМС с кодом — вводит код, документ подписан. Подписанный экземпляр поступает по email. Этот способ полностью легален и имеет юридическую силу согласно закону № 63-ФЗ.

Другие распространённые заблуждения об ЭДО

Мы разобрали пять наиболее популярных мифов, которые мешают компаниям переходить на электронный документооборот в работе с клиентами. На практике подобных опасений и неверных представлений намного больше. В таблице ниже приведены дополнительные примеры ошибочных суждений о работе с ЭДО.

Современные сервисы ЭДО позволяют работать без участия IT-специалистов и юристов, а обучение сотрудников проходит быстро и просто. В сервисе “Подпислон” всё организовано по принципу «подключил — и сразу работаешь». Остались сомнения? Зарегистрируйтесь и попробуйте оформить первые 10 документов бесплатно, чтобы самостоятельно оценить удобство сервиса.

Часто задаваемые вопросы

На каком основании электронные документы имеют юридическую силу?

Электронные документы приравниваются к бумажным и имеют ту же законную силу, что и подписанные «живой» подписью (п. 2 ст. 6 закона № 63-ФЗ).  

Документы с электронной подписью, переданные через электронные каналы, признаются письменными доказательствами в суде: ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса, ст. 71 Гражданского процессуального кодекса.

Возможна ли интеграция с Битрикс24?

В сервисе “Подпислон” реализованы готовые решения для интеграции с популярными платформами — Битрикс24, AmoCRM и другими.  

Если нужна интеграция с другой системой (например, 1С, Мегаплан, API, Yclients, AlfaCRM, ImpulseCRM), используйте синхронизацию по API. Это позволяет работать с документами напрямую из вашей информационной системы.  

Если возникнут сложности на любом этапе настройки, специалисты поддержки помогут вам с интеграцией.

Как запросить у клиента данные для оформления договора?

Согласно закону № 152-ФЗ, для работы с персональными данными нужно получить согласие клиента. В сервисе “Подпислон” можно отправить запрос через раздел «Клиенты» — «Запросить персданные». Клиент заполняет форму, и все данные автоматически появляются в карточке.  

Также можно написать клиенту в мессенджере, например:  

«Просим предоставить персональные данные для оформления договора: ФИО, паспортные данные, скан паспорта, номер телефона для подписания документов. Отправляя данные, вы автоматически соглашаетесь с политикой конфиденциальности (ссылка).»

Как защищены документы от подделки?

В сервисе “Подпислон” можно проверить подлинность каждого документа — система покажет, были ли внесены изменения. Такой контроль целостности защищает от мошенничества и юридических рисков.