Как организовать онлайн подписание документов при большом количестве клиентов

Пока у компании мало клиентов, оформить документы можно и «по-старинке», на бумаге. Но такой подход неудобен и становится настоящей проблемой, когда бизнес растет. В современных условиях важно сделать подписание документов удобным и для клиентов, и для сотрудников.

Онлайн-подписание в условиях цифрового бизнеса

Сегодня бизнесу важно работать быстро и не ограничивать себя одним городом или регионом — ведь команда и клиенты могут находиться где угодно. Удалённое подписание документов давно стало актуальным: оно позволяет легко вести дела на расстоянии.

Даже в офлайн-сферах — клиники, салоны красоты, автосервисы — традиционная передача документов на подпись отнимает время, повышает затраты, а повторение одних и тех же рутинных действий увеличивает риск ошибок и снижает общую эффективность работы.

Подписание документов — один из самых ресурсоемких процессов. Современные технологии позволяют упростить задачу: документы можно оформлять без встреч и пересылки бумажных оригиналов. Доступны разные варианты онлайн-подписания.

Способ 1. Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

КЭП — это вид электронной подписи, равнозначный рукописной и подходящий для любых типов документов. Компании и ИП активно используют КЭП, но для подписания с физлицами или удалёнными работниками этот вариант подходит не всегда, так как получить такую подпись не так просто.

Для оформления КЭП нужно обратиться в удостоверяющий центр и приобрести специальный токен. Большинство клиентов не будет заниматься этим ради одной или нескольких сделок, поэтому КЭП удобно применять только тогда, когда у обеих сторон уже есть такие подписи.

Важно: нельзя использовать для одной сделки смешанные варианты — компания подписывает КЭП, а клиент — обычную подпись на бумаге. Такое оформление противоречит закону и не имеет юридической силы.

Способ 2. Подписание по электронной почте

До появления специализированных сервисов многие компании подписывали документы с клиентами с помощью электронной почты. Обычно в договоре заранее указывают, что скан-копии, переданные по e-mail, считаются юридически значимыми.

Процесс выглядит так:

- Обе стороны распечатывают документ и подписывают его вручную.

- При необходимости ставится печать.

- Документ сканируется.

- Скан-копия отправляется по электронной почте другой стороне.

Документ считается подписанным, когда каждая из сторон получила экземпляр с подписью и печатью.  

Однако у этого способа есть минусы. Не все документы можно подписывать по почте (например, это не подходит для сделок с долями в компаниях). Кроме того, при работе с частными лицами такой вариант ненадёжный: почтовые ящики на бесплатных сервисах легко подделать, а подтверждать авторство подписи сложно.  

До заключения договоров по электронной почте важно заранее оценить потенциальные риски. В случае спора отстоять свою позицию может быть непросто.

Способ 3. Подписание по СМС — с помощью простой электронной подписи (ПЭП)

Для работы с физлицами оптимальным вариантом считается использование ПЭП. Такой способ не требует оформления подписи заранее или покупки специального оборудования — процесс максимально простой и защищённый.

ПЭП подходит для оформления документов с клиентами и сотрудниками, особенно если они работают удалённо или взаимодействие происходит онлайн. Процесс подписания выглядит так: клиент получает СМС с кодом и вводит его для подтверждения подписи.

Этот способ соответствует требованиям закона № 63 «Об электронной подписи». Главное условие: клиент должен согласиться с условиями оферты и подтвердить, что признает ПЭП эквивалентом собственноручной подписи. Тогда документ, подписанный ПЭП, будет полностью легитимен.

Сервис «Подпислон» специально разработан для взаимодействия с физлицами: процесс подписания проходит быстро, безопасно и не требует ни установки приложений, ни регистрации. На оформление документов уходит всего несколько минут.

Как работает удалённое подписание документов с большим количеством клиентов

Когда бизнесу нужно оформлять большое количество документов с клиентами, будь то интернет-магазин, клиника, онлайн-школа или агентство недвижимости,  вопрос автоматизации становится особенно актуальным. Сервис «Подпислон» подходит для компаний любого размера: от небольших компаний до крупных бизнесов с большим документооборотом.

Вот как выглядит процесс подписания документов через сервис «Подпислон»:

Нет необходимости печатать и подписывать бумажные версии документов: документы, подписанные простой электронной подписью (ПЭП) через сервис «Подпислон», равнозначны бумажным экземплярам.

Если у вас несколько юридических лиц, все документы можно подписывать и хранить в одном личном кабинете. Среди дополнительных возможностей сервиса «Подпислон»:  

- подписание документов несколькими сторонами одновременно (три и более клиента);  

- настройка последовательности подписания;  

- возможность брендировать страницу подписания под свой стиль;  

- встроенный конструктор документов;  

- проверка подлинности и целостности документа.

Сервис оперативно решает задачу дистанционного подписания — оформлять договоры с клиентами можно за считанные минуты, вне зависимости от того, где находится вторая сторона: в другом городе или за границей.

Частые вопросы

Можно ли использовать документы, подписанные ПЭП, в суде?  

Да, при корректном использовании ПЭП такие документы имеют полную юридическую силу и принимаются судами, что подтверждается действующей судебной практикой. Это закреплено в законе 63-ФЗ.

Может ли клиент отказаться от подписания?  

Оспорить факт подписи практически невозможно: система фиксирует, что код отправлялся на определённый номер телефона, и подтверждение действия закрепляется по этому номеру. Если клиент, например, произвёл оплату по договору, это также подтверждает его согласие — юридическая сила документаций сохраняется.

Что выгоднее: ПЭП или бумажный документооборот?  

Онлайн-подписание через ПЭП позволяет сэкономить время и средства: вы не тратитесь на бумагу, печать или курьерские услуги. Использование сервиса обходится значительно дешевле, чем поддержание бумажного документооборота.